¿Cómo participar en una videoconferencia?

La aplicación usada para videoconferencias en los programas virtuales de la Universidad Distrital es Adobe Connect. Para usarla de forma correcta, debe contar con un computador, un micrófono y parlantes.

Para iniciar sesión en la aplicación, debe comprobar que el equipo cuente con los complementos y plug-ins requeridos (la instalación de los complementos solo se debe hacer una vez).

Verifique que los complementos estén instalados, en la siguiente url: [1]

La siguiente información se enfoca en las políticas y lineamientos dirigidas a docentes y estudiantes, en cuanto a las oficinas de videoconferencia de programas con metodología virtual de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

Glosario

  • Biblioteca de contenidos: Contenedor de archivos (recursos multimedia – PPT, PPTX, PNG, MP4, F4V, PDF de Adobe, SWF, FLV, JPEG o MP3). En él se almacenan archivos o recursos que serán utilizadas en la reunión o sesión, por parte del anfitrión.

  • Biblioteca de reuniones: Contenedor en el que se programa, consulta y modifica la información y la lista de reuniones programadas.

  • Almacenamiento (cuotas): Espacio designado para el almacenamiento (cuotas), para cada anfitrión de las oficina de videoconferencia.

Alcance

A continuación se tratan los lineamientos y políticas que especifican los derechos y deberes, así como las funciones de los estudiantes y docentes. Se consideran aquí aspectos como la disponibilidad de usuarios concurrentes, la creación y asignación de roles, el espacio de almacenamiento, el tiempo de grabación en la nube (descarga y borrado), y el uso y manejo de etiquetas para las oficinas de videoconferencia en la Universidad Distrital.

Descripción

Además, se tratan aspectos concernientes a la definición de los roles y perfiles; la concurrencia; la capacidad máxima de usuarios; el almacenamiento (cuotas); y el uso y manejo de Netiquetas en las oficinas de videoconferencia.

1. Definición de oficina virtual

El servicio de oficinas de videoconferencia es un medio y una herramienta de comunicación sincrónica (los usuarios se comunican en tiempo real). Es espacio de soporte, asesorías, reuniones colaborativas, encuentros de usuarios, sesiones de trabajo colaborativo y demás actividades que requieran interacción entre los usuarios (docente virtual y estudiante). De esta manera es el apoyo principal de los programas con metodología virtual de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

2. Roles.1

A cada uno de los usuarios de la plataforma le es asignado un rol, dependiendo del contexto y de sus funciones. Por tanto, a continuación se describen las funciones y alcances en plataforma.

Los roles disponibles en el espacio de videoconferencia son:

  • Grupo de administradores

  • Grupo de administradores limitados

  • Grupo de autores

  • Grupo de anfitriones

A continuación, se presenta la descripción de cada uno de estos grupos.

  • Grupo de administradores

Los administradores tienen control absoluto sobre el sistema de Adobe Connect. Cualquier usuario puede ser convertido en administrador con solo agregarlo al grupo de administradores. Los permisos individuales u otros permisos de grupo no pueden anular los permisos de los miembros del grupo de administradores.

Los administradores pueden realizar las siguientes acciones:

  • Gestionar los usuarios y grupos de la cuenta; por ejemplo, los puede crear, eliminar y modificar.

  • Gestionar la biblioteca de contenido. Pueden ver, eliminar, desplazar y editar los archivos y las carpetas; ver los informes de los archivos; definir permisos para archivos y carpetas; y crear subcarpetas nuevas.

  • Crear subcarpetas nuevas; matricular usuarios; enviar notificaciones a los alumnos matriculados; y configurar recordatorios de curso y programa.

  • Gestionar la biblioteca de reuniones. Pueden ver, eliminar, desplazar y editar los archivos y las carpetas; ver los informes de los archivos; y definir permisos para archivos y carpetas.

  • Crear subcarpetas nuevas; enviar invitaciones y cambiar las opciones de contenido y correo electrónico.

  • Ver información sobre la cuenta, así como las funciones, las cuotas y los informes de la cuenta. Si su organización ha adquirido esta opción, puede personalizar la marca de Adobe Connect.

Selección de grupo de administradores
  • Grupo de administradores limitados

Los administradores limitados tienen control limitado sobre el sistema Adobe Connect. Cualquier usuario puede convertirse en administrador limitado si se le agrega al grupo de administradores limitados. Los administradores pueden determinar los permisos de los que los administradores limitados van a disponer.

Selección del grupo de administradores limitados
  • Grupo de autores

Si se asigna un usuario a este grupo, Adobe Connect Meeting crea una carpeta para este usuario. En ella, el usaurio podrá gestionar los recursos (documentos, audios, videos, etc.) para las reuniones programadas. Hay un acceso directo para esta carpeta, denominado “Mi contenido”. De manera predeterminada, los miembros del grupo de autores tienen permisos de publicación y gestión solo en lo concerniente ala carpeta “Mi contenido”.

Se cuenta con un número limitado de usuarios que se pueden agregar al grupo de autores. En el caso de la Universidad Distritar solo un usuario puede tener el rol de autor, el cual es asignado al mismo administrador general.

Los miembros del grupo de autores pueden realizar todas las acciones siguientes, si disponen de permisos de publicación en la carpeta especificada:

  • Publicar y gestionar.

  • Ver contenido y carpetas de contenido.

  • Publicar y actualizar contenido.

  • Enviar mensajes de correo electrónico con vínculos. Se envía una notificación automática al autor, cuando el destinatario accede al vínculo.

Selección de grupo de autores
  • Grupo de anfitriones de reuniones

Al asignar un usuario a este grupo, Adobe Connect Meeting crea una carpeta para él, en la cual podrá gestionar recursos y reuniones programadas y grabadas. Los anfitriones de reuniones solo pueden gestionar las carpetas “Mis reuniones” y “Mi Contenido” en la carpeta de reuniones del usuario. También pueden gestionar reuniones en las carpetas compartidas si son los anfitriones de la reunión y tienen permisos de gestión para la carpeta en que se encuentra la reunión.

Un anfitrión de reuniones puede realizar las siguientes acciones:

  • Crear, gestionar y administrar reuniones.

  • Gestionar la carpeta "Reuniones del usuario"; llevar a cabo todas las funciones de gestión de archivos; y crear y gestionar reuniones. Esta acción implica agregar, eliminar y asignar permisos de asistencia a presentadores y participantes.

  • Crear y organizar salas de reuniones.

  • Editar una reunión o modificar la lista de participantes.

  • Ver informes de eventos.

  • Crear contenido.

  • Ver archivos y carpetas de contenido para los que tienen permisos de acceso.

  • Publicar y actualizar contenido.

  • Grupos personalizados

Los grupos personalizados son los que pueden crear los administradores y anfitriones. Se pueden definir permisos específicos de carpeta y archivo para el grupo en las distintas bibliotecas. Para asignar permisos a un grupo personalizado, se debe asignar el grupo a los grupos integrados pertinentes.

Para el caso específico de la Universidad Distrital, se pueden crear este tipo de grupos, pero no es aconsejable hacerlo. En la actualidad no se cuenta con el SSO (single sign on o autenticación única) para el servicio de conferencia de la Universidad Distrital, que tiene como función realizar el seguimiento respectivo de cada usuario que usa o consume el servicio.

Selección de grupos personalizados

En el ejemplo anterior, se ha creado un conjunto de grupos jerárquico que se conocen como grupos anidados, porque cada grupo se encuentra dentro del grupo superior de la jerarquía. De forma predeterminada, los grupos anidados cuentan con los mismos permisos que el grupo principal. Se pueden ampliar o restringir los permisos. Para ello, defina permisos personalizados para estos grupos en las bibliotecas pertinentes.

3. Usuarios de plataforma

La plataforma tiene un máximo de cantidad de usuarios de acuerdo con su rol:

Rol Cantidad máxima Observaciones
Administradores Uno o más.

Sujeto a la disponibilidad, de acuerdo con la cantidad de usuarios. El servicio asigna uno por defecto.

Administradores limitados Uno o más.

Sujeto a la disponibilidad, acuerdo con la cantidad de usuarios. El servicio asigna uno por defecto.

Autor Uno.

El paquete de la Universidad Distrital permite asignar este rol a un solo usuario. Puede ser asignado al mismo administrador o a cualquier otro.

Anfitrión 25

El administrador tiene el rol de anfitrión por defecto.


4. Perfiles en oficina de videoconferencia

En la oficinas de videoconferencia se manejan tres tipos de perfiles2 que se describen a continuación:

  • Anfitrión: Perfil de usuario que, por defecto, es el docente o tutor virtual asignado a la oficina de videoconferencia. El anfitrión gestiona y administra todas las funcionalidades del espacio. El anfitrión principal tiene la posibilidad de cambiar los perfiles de los asistentes a “Presentador” o “Participante”, según se requiera durante la sesión. Para ampliar información, revisar: Grupo de anfitriones de reuniones

  • Presentador: Perfil de usuario asignado por el anfitrión de la oficina de videoconferencia a los participantes. El “Presentador” debe ser asignado durante la sesión (reunión) y este no conservará los permisos para la próxima sesión. Su perfil tiene como objetivo puntual presentar cualquier documento o recursos a los demás participantes de la sesión.

  • Participante: Perfil de usuario que, por defecto, tienen los asistentes al ingresar a la sesión de la reunión. Estos usuarios tienen permisos solo para el uso de chat, audio y video (si el anfitrión habilita permisos de uso en la sesión).

Selección Perfiles en oficina de videoconferencia

En el siguiente cuadro, se muestra el modelo de los diferentes perfiles disponibles de videoconferencia en la plataforma.

  • Modelo de usuarios en cada oficina virtual o salón de clase
Selección de modelos de usuarios
  • Cambio de perfil y funciones en reunión

El anfitrión de cada oficina de videoconferencia tiene la capacidad de realizar las siguientes acciones con los participantes durante la reunión:

  • Subir o bajar de nivel al cambiar los perfiles de forma inmediata pero no permanente dentro del desarrollo de la reunión. Las dinámicas sobre las cuales tiene control el anfitriónson las siguientes:

  • Participante a presentador.

  • Presentador a participante.

  • Presentador-participante a anfitrión.

  • El anfitrión no debe cambiar su rol al de participante ni al de presentador durante la reunión, debido a que esta acción no se puede deshacer, lo que ocasiona la caída de la sesión y la expulsión de usuarios.

5. Espacios de almacenamiento

El servicio disponible está basado en Adobe Connect Meeting 9.0, alojado en servidores de la empresa Adobe Systems3.

Por tanto, el anfitrión deberá tener en cuenta algunas consideraciones:

  • En cada oficina virtual se podrán usar un máximo de 1,8 GB.

  • El anfitrión tiene que considerar consumo de almacenamiento de la oficina virtual asignada.

  • El anfitrión debe atender y tomar medidas previas al recibir los mensajes de alerta cuando se esté en un 70 % (1,35 GB) del límite de espacio asignado (1,8 GB).

  • Las medidas previas deben estar en la línea de descargas, y el anfitrión debe borrar las grabaciones de las reuniones, según su importancia.

  • Al superar los 2 GB utilizados, el administrador general tendrá el derecho de descargar la reunión en un disco duro externo (según se requiera), realizar la copia al servidor de videos o borrar el recurso.

  • Al culminar cada corte académico (cortes parciales), todas las grabaciones serán descargadas o eliminadas para la liberación de espacio de almacenamiento en la nube del servicio.

El anfitrión (monitor) o el presentador (docente), de igual manera, deberá tener presente los siguientes aspectos:

  • Al grabar la sesión, cada hora de reunión, cuando se hace uso de recursos como el de compartir pantalla, la habilitación de webcam de participantes, audio (parlantes y micrófono), requiere de un consumo de espacio aproximado de 150 MB.

  • Se aconseja no hacer sesiones de más de una hora (sesenta minutos) por razones académicas y técnicas (grabación de sesión). Al sobrepasar este tiempo, se debe tener presente que el espacio de almacenamiento usado es compartido con los demás usuarios, lo que acarreará disminución del espacio compartido.

  • Los documentos podrán ser cargados en el espacio de contenidos de la sesión; la carga de ellos también consume espacio de almacenamiento.

  • Al borrarse una sesión o reunión grabada, los contenidos ligados a este serán también eliminados. Se recomienda no cargar documentos en la sesión o reunión sino compartirlos cuando esos recursos estén alojados en otra plataforma (Dropbox, drive, etc.).

  • Se recomienda que los recursos digitales utilizados en cada reunión sean almacenados y usados en servicios como Dropbox, Google Drive, entre otros.

  • Los documentos que se pueden compartir deberán estar en formatos como PPT, PPTX, PNG, MP4, F4V, PDF de Adobe, SWF, FLV, JPEG o MP3.

  • El usuario anfitrión o presentador podrá tener habilitado el uso de webcam en el caso de clases de los cursos virtuales. Esto depende del permiso que sea habilitado en reunión por el anfitrión a los demás participantes.

El anfitrión de la reunión tendrá el derecho de realizar las siguientes acciones:

  • Habilitar el micrófono o la webcam de los invitados a la reunión en la oficina virtual, según se requiera.

  • Gestionar, controlar y monitorear el uso del chat en cada reunión.

  • Gestionar, administrar, controlar y monitorear el uso de almacenamiento del servicio.

  • Establecer formas de interacción.
  • Sancionar con la expulsión de la reunión a los asistentes si vulneran o le faltan el respeto a algún usuario activo en la sesión de la reunión. (Ver 8. Netiquetas)

  • Habilitar la sesión de reunión.

  • Permitir o denegar el acceso a la reunión a los asistentes con roles de invitados o presentadores.

  • Crear la reunión y cargar url a lms o envío de correos masivos (dado el caso).

6. Creación de reuniones o sesiones

El usuario de perfil de anfitrión es el único que ofrece la posibilidad de crear reuniones o sesiones. Para crear una reunión se deben seguir los siguientes pasos:

a. Ingresar a la url: https://planesticud.adobeconnect.com

b. Seleccionar, en el menú superior, la opción “Reuniones”

c. Ingresar el usuario: correo@udistrital.edu.co y contraseña:asignadaAdmin

d. Seleccionar o crear carpeta, según se requiera.

e. Seleccionar “Nueva reunión”

f. Formulario en el que se ingresan los siguientes datos:

  • Nombre: Nombre o título de la reunión

  • Url personalizada: Dejar espacio por defecto (no llenar).

  • Resumen: Descripción del objetivo de la reunión. No debe superar los 4000 caracteres.

  • Hora de inicio: Seleccionar datos para agendar el inicio de reunión (día-mes-año-hora).

  • Duración: Este dato sirve para llevar un historial de uso del servicio por reunión de videoconferencia. El tiempo máximo a configurar debe ser máximo una o dos horas.

  • Seleccionar plantilla: Por defecto.

  • Idioma: Por defecto.

  • Acceso: Por defecto.

  • Ajustes de conferencia de audio: Por defecto.

g. Seleccionar menú inferior en “Siguiente”.

h. Seleccionar participantes: Dejar por defecto, seleccionar “Siguiente”.

i. Enviar invitaciones: Dejar por defecto todas las opciones; seleccionar “Finalizar”.

j. Seleccionar “Finalizar”.

k. Copiar los datos entregados en el pantallazo de “Información de reunión”, y pegar en el correo para enviar (En esta opción se comparte la url para que los invitados ingresen a la sesión).

Ejemplo:

Selección de información de reunión
Selección de creación de reuniones

7. Eliminación de reuniones virtuales

El administrador podrá borrar o descargar la sesión de reunión, según los siguientes casos:

  • Uso no institucional o indebido de la oficina de videoconferencia de Planestic-UD.

  • Uso de manera incorrecta, cuando hay irrespeto entre usuarios, o se vulnera la finalidad del espacio virtual y la confidencialidad de los datos manejados o entregados a los anfitriones.

  • Cuando se superan los valores máximos en tiempo de grabación (time record) de la reunión (una hora) o el espacio de almacenamiento (140 MB)

  • Posteriormente a cada corte académico (Corte Parcial).

8. Netiquetas

De acuerdo con el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en el marco del programa EnTICConfio4, las Netiquetas son un “... conjunto de normas de comportamiento que hacen de internet y las TIC, sitios más agradables, en donde la convivencia y el respeto mutuo son primordiales”5.

Por tanto, se establece que los usuarios (administrador, anfitrión y participantes) que hagan uso de este servicio tendrán que estar sujetos a los siguientes lineamientos en cuanto al uso de las funcionalidades de video, audio, voz y chat:

  • Modales: Saludar, despedirse, solicitar amablemente el favor y agradecer.

  • Entonación: Usar, de acuerdo con lo que se desea expresar, puntos, comas, tildes, signos de exclamación y emoticones. Al hablar, se recomienda expresarse de la mejor manera para tener una comunicación acertada y correcta.

  • Ortografía: En lo posible, los mensajes enviados deben tener buena ortografía para su correcta interpretación y ambiente virtual. Las presentaciones usadas en formatos como ped, Word, etc., deben ser revisados previamente para evitar faltas ortográficas.

  • Uso de mayúsculas y minúsculas: Se deben usar letras minúsculas al establecer comunicación entre los asistentes. Evitar el uso de letras mayúsculas pues es equivalente a gritar.

  • Respeto de la privacidad: No se debe usar el servicio para publicar información o datos de personas como fotos, videos, audios y archivos que puedan ser compartidos en la oficina virtual.

9. Acceso al servicio

Para acceder al servicio de oficinas virtuales de Planestic-UD, los usuarios (anfitriones, presentadores y participantes) deben ingresar a la url respectiva: [2].

Para ingresar a las reuniones, los anfitriones deben tener presente lo siguiente:

  • Crear y gestionar las reuniones.

  • Enviar por correo electrónico las invitaciones a los participantes respectivos de la reunión.

  • Administrar y gestionar la sesión.

  • Cargar, administrar y gestionar el contenido o los recursos digitales que se requieran en cada sesión.

Licenciamiento de obra

Selección de licenciamiento de obra

Referencias

1. Manual Adobe Connect 9 - Tomado de: http://help.adobe.com/es_ES/connect/9.0/using/connect_9_help.pdf

2. Ampliar información en “Permisos y Funciones de las reuniones”, Pág. 9, URL: http://help.adobe.com/es_ES/connect/9.0/using/connect_9_help.pdf

3. Tomado de: http://www.adobe.com/es/

4. Programa EnTICConfio. URL: http://www.enticconfio.gov.co/

5. Idem, Tomado de: http://www.enticconfio.gov.co/index.php/lo-mas-tic-jovenes/418.html